Zakelijke energie inkopen voor een gemeentehuis: inkoopstrategieën, besparingen en duurzaamheid

De energietransitie in Nederland is in volle gang en gemeentehuizen spelen hierin een centrale rol. Als representatieve gebouwen van lokale overheden hebben zij niet alleen een voorbeeldfunctie, maar ook een duidelijke verantwoordelijkheid in het realiseren van duurzame doelstellingen. Een efficiënt energiebeheer van gemeentehuizen wat vaak grote energie intensieve panden zijn, is essentieel voor zowel kostenbesparing als het verminderen van CO2 uitstoot. In dit artikel bespreken we wat zakelijke energie voor gemeentehuizen inhoudt en waarom het belangrijk is om strategisch in te kopen. Wat is hierbij de beste inkoopstrategie om kosten, risico’s en milieubelasting te beperken?

Zakelijk energieverbruik in een gemeentehuis

Gemeentehuizen zijn doorgaans grote gebouwen met diverse functies: kantoren, balies voor publiekszaken, vergaderruimtes en soms zelfs horeca of culturele voorzieningen. Dit betekent dat ze een relatief hoog energieverbruik hebben vooral als er gebruik wordt gemaakt van verouderde installaties, slechte isolatie of inefficiënte verlichting en klimaatbeheersing.

Het verbruik is echter niet alleen een kostenpost maar ook een kans. Door slim om te gaan met inkoop en verduurzaming kunnen gemeenten niet alleen besparen op de energierekening, maar ook bijdragen aan de klimaatdoelstellingen die lokaal en nationaal zijn vastgesteld.

Aanbesteden van zakelijke energie

Gemeenten zijn verplicht om bij grotere uitgaven een transparant aanbestedingsproces te volgen, ook voor de inkoop van zakelijke energie. Dit betekent dat het energiecontract openbaar moet worden uitgevraagd volgens de aanbestedingswet. Er zijn twee gangbare routes hiervoor:

Zelfstandige aanbesteding: de gemeente schrijft zelf een aanbesteding uit en bepaalt  de selectiecriteria zoals prijs, duurzaamheid en leveringszekerheid.

Inkoop via een raamovereenkomst of inkoopcollectief: veel gemeenten sluiten zich aan bij organisaties zoals VNG of een regionaal energiecollectief. Die verzorgen aanbestedingen voor meerdere gemeenten tegelijk.

Het belang van strategische energie inkoop voor een gemeentehuis

Strategische energie inkoop betekent dat er bewust wordt gekeken naar wanneer, hoe en bij wie energie wordt ingekocht. Voor een gemeentehuis zijn er daarbij drie belangrijke doelen.

Kostenbesparing, door energie slim in te kopen kan de gemeente profiteren van gunstige marktomstandigheden.

Duurzaamheid, steeds meer gemeenten willen of moeten overstappen op groene energie om zo te voldoen aan de duurzaamheidsdoelstellingen.

Beheersing van risico’s, energieprijzen zijn volatiel. Een goede inkoopstrategie beperkt de risico’s van prijsstijgingen.

Door vooruit te plannen en professioneel in te kopen kunnen gemeentehuizen hun energievoorziening verduurzamen en optimaliseren.

Inkoopstrategieën voor zakelijke energie voor gemeentehuizen

Er zijn meerdere strategieën voor het inkopen van zakelijke energie. De meest gangbare en veelvoorkomende strategieën zijn:

• Vaste prijsstrategie: bij deze strategie wordt de energie voor een bepaalde periode vaak 1 tot 3 jaar ingekocht tegen een vaste prijs. Dit geeft budgetzekerheid en  is vooral aantrekkelijk in een markt met stijgende prijzen. De voordelen van deze inkoopstrategie zijn duidelijkheid over energiekosten en geen verrassingen door prijsschommelingen. Echter zitten er ook nadelen aan zoals kans op hogere kosten als de marktprijs daalt je bent minder flexibel.

• Variabele prijsstrategie: hierbij worden de energiekosten gebaseerd op de actuele marktprijzen. Je beweegt als het ware mee met de energiemarkt. Dit kan interessant zijn in een dalende markt maar brengt ook risico’s met zich mee. De voordelen hiervan zij mogelijkheid om te profiteren van dalende prijzen en flexibiliteit in looptijd en opzegging. De nadelen zijn de kans op flinke prijsstijgingen en het is moeilijker om te budgetteren.

• Gespreide inkoopstrategie: dit is een steeds populairdere methode bij grotere organisaties zoals gemeenten. Energie wordt gespreid over meerdere momenten ingekocht waardoor risico’s worden gespreid. Een deel wordt bijvoorbeeld ingekocht bij lage prijzen terwijl een ander deel later wordt ingekocht. De voordelen hiervan zijn risicospreiding over de marktbewegingen en kans om op meerdere gunstige momenten in te kopen. De nadelen zijn een complexer beheer en het vergt marktkennis en begeleiding door een energie expert.

• Dynamische inkoop via een energie inkoopcollectief: gemeenten kunnen zich aansluiten bij energie inkoopcollectieven, zoals van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) om samen grotere volumes in te kopen. Dit leidt vaak tot betere tarieven en efficiënter contractbeheer. De voordelen zijn schaalvoordeel, lagere tarieven, begeleiding van experts en betere contractvoorwaarden. Nadelen zijn echter minder individuele zeggenschap over contractdetails en afhankelijk van gezamenlijke beslismomenten.

De beste strategie voor gemeentehuizen

Voor gemeentehuizen is de gespreide inkoopstrategie in combinatie met deelname aan een inkoopcollectief doorgaans het meest geschikt. Dit model biedt kostenbeheersing door spreiding van de inkoopmomenten. Duurzaamheidsvoordelen omdat collectieven vaak inzetten op groene energie en risicobeheersing doordat deskundigen het inkoopproces begeleiden. Bovendien kunnen gemeentehuizen hierdoor tijd besparen, omdat het inkoopproces deels wordt overgenomen door het collectief of een externe energiemanager.

Praktijkvoorbeeld:

De gemeente Ede stapte in 2022 over op een gespreide inkoopstrategie via het inkoopcollectief van de VNG. Door energie op meerdere momenten in te kopen wist de gemeente schommelingen in de marktprijs te beperken. Tegelijk investeerde Ede in zonnepanelen op het dak van het gemeentehuis en verving zij de gasgestookte verwarming door een warmtepomp. Dankzij deze aanpak daalden de energiekoten met 18% en werd het gebouw bijna energieneutraal. Door de combinatie van strategische inkoop en verduurzaming loopt Ede voorop in de energietransitie en dient het als voorbeeld voor andere middelgrote gemeenten in Nederland.

Duurzame zakelijke energie voor gemeentehuizen

Naast de keuze van een inkoopstrategie is het essentieel dat gemeentehuizen kiezen voor duurzame energie. Groene energie het hernieuwbare energiebronnen zoals wind en zond of biogas is hierbij de norm. Daarnaast loont het om te investeren in energiebesparing en opwekking op eigen terrein. Zoals zonnepanelen op het dak van het gemeentehuis. Warmtepompen in plaats van traditionele CV ketels. LED verlichting en slimme thermostaten of energie neutrale renovatieprojecten.

Zakelijk energiebeheer en monitoring in gemeentehuizen

Een strategische inkoop van energie gaat hand in hand met goed energiebeheer. Het regelmatig monitoren van verbruik helpt om verspilling op te sporen en bij te sturen. Energiebeheersystemen (EMS) kunnen hierbij een waardevolle rol spelen.

Veel gemeenten kiezen er ook voor om een energiecoördinator aan te stellen of een duurzaamheidsmanager in dienst te nemen. Deze functionaris houdt overzicht over het energieverbruik, onderhoudt het contract met zakelijke energieleveranciers en draagt zorg voor verduurzamingsprojecten.

Wat kan  Zakelijke Energietarieven betekenen voor jouw gemeentehuis?

Wij van Zakelijke Energietarieven ontlasten ondernemers van al hun energiezaken. Zo kunnen zij zich meer focussen op hun bedrijfsvoering. Heb jij vragen over je huidige contract van zakelijke energie voor gemeentehuizen? Of heb je hulp nodig bij het aanbesteden van zakelijke energie? Neem dan vrijblijvend contact op met een van onze energie analisten. Zij kijken samen met jou naar de beste inkoopstrategie en wat er eventueel nog mogelijk is om energie te besparen. Ook met vragen over verduurzamen en het inkoop van groene energie kan je bij ons terecht. Wij helpen je zakelijke energie vergelijken voor gemeentehuizen.