Aanbesteden van zakelijke energie: duurzaamheid, strategieën en kostenbesparing

De energiemarkt is de afgelopen jaren sterk in beweging geweest. Met de liberalisering van de energiemarkt, toenemende duurzaamheidsdoelen en sterk fluctuerende prijzen is het voor bedrijven belangrijker dan ooit om hun energievoorziening strategisch in te richten. Voor veel organisaties met name overheden en semi publieke instellingen betekent dit dat de inkoop van energie via een aanbestedingsprocedure moet verlopen. Maar ook commerciële ontdekken steeds vaker de voordelen van professioneel aanbesteden bij het contracteren van zakelijke energie. In dit artikel bespreken we wat aanbesteden precies inhoudt en waarom dit relevant is voor de inkoop van zakelijke energie. Daarnaast kijken we naar welke stappen een organisatie moet volgen en welke strategische keuzes hierin gemaakt kunnen worden.

Wat is aanbesteden?

Aanbesteden is het proces waarbij een opdrachtgever meestal een overheidsinstantie of een andere publiekrechtelijke organisatie een opdracht voor leveringen, diensten of werken in de markt zet met als doel een geschikte leverancier te selecteren. Dit geldt voor opdrachten met een waarde boven een bepaalde drempel. In Nederland en de Europese Unie zijn aanbestedingen onderhevig aan specifieke regels die zijn vastgelegd in onder meer de aanbestedingswet 2012 en de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Deze regelgeving is bedoeld om transparantie, objectiviteit en gelijke kansen voor aanbieders te waarborgen.

Hoewel aanbesteden vaak wordt geassocieerd met bouwprojecten of IT systemen geldt het ook voor de inkoop van producten en diensten zoals energie. organisaties met een aanbestedingsplicht zijn dan ook verplicht om hun energiecontracten via een aanbestedingsprocedure te laten verlopen zodra een bepaald drempelbedrag wordt overschreden.

Waarom aanbesteden bij zakelijke energie?

De energiekosten vormen voor veel organisaties een substantieel deel van de totale bedrijfskosten. Zeker in sectoren met grote energiebehoeften zoals industrie, onderwijs, gezondheidszorg of openbaarvervoer loont het om scherp in te kopen. Door energie aan te besteden:

• Vergroot een organisatie de concurrentie onder energieleveranciers wat kan leiden tot gunstigere tarieven.
• Wordt transparantie gewaarborgd, wat belangrijk is voor publieke verantwoording.
• Kunnen duurzaamheidsdoelen worden geïntegreerd in de uitvraag. Bijvoorbeeld via het stellen van eisen aan groene stroom, CO2 compensatie of certificering.

Daarnaast speelt risicomanagement een belangrijke rol. Energieprijzen zijn volatiel en door op het juiste moment in te kopen via aanbesteding kan een organisatie prijsschommelingen deels beheersen en afdekken.

Wanneer is aanbesteden verplicht?

Voor semi publieke instellingen geldt dat zij verplicht zijn een aanbesteding uit te schrijven bij een geraamde waarde boven een bepaalde drempel. Voor leveringen zoals energie ligt deze drempel in 2025 op ongeveer €221.000 ex btw voor decentrale overheden en op €143.00 voor centrale overheden zoals ministeries. Bedrijven uit de private sector hebben geen aanbestedingsplicht maar kiezen er soms toch voor om via een aanbestedingsachtige procedure energie in te kopen om grip te krijgen op de kosten en duurzaamheid.

Verschillende aanbestedingsprocedures

Afhankelijk van de situatie en de geraamde waarde van het energiecontract zijn er meerdere procedures mogelijk. De meest gebruikelijke zijn:

1. Openbare procedure: alle geïnteresseerde leveranciers mogen een offerte indienen.
2. Niet openbare procedure: alleen geselecteerde leveranciers mogen een offerte indienen na een preselectie.
3. Mededelingsprocedure met onderhandeling: de aanbestedende dienst kan tijdens het proces onderhandelen over de inschrijving.
4. Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking: deze procedure is vrij uitzonderlijk en alleen in specifieke gevallen toegestaan.
5. Dynamisch aankoopsysteem DAS: een elektronische markt waarin leveranciers zich continu kunnen aanmelden.

Voor energie aanbestedingen wordt vaak gekozen voor een niet openbare procedure of een DAS, gezien het specialistische karakter van de energiemarkt en de wens om met deskundige partijen in gesprek te gaan.

Stappen in het aanbestedingsproces voor zakelijke energie

Het aanbesteden van zakelijke energie verloopt in meerdere stappen.

• Het start met de voorbereiding. In de voorbereidende fase bepaalt de organisatie de energiebehoefte, looptijden van bestaande contracten en de strategische doelen. Belangrijk vragen hierin zijn:
• Gaat het alleen om elektriciteit of ook om gas?
• Is er behoefte aan groene stroom of zelfs aan garanties van oorsprong?
• Moet het contract ruimte bieden voor flexibele volumes?
• Wordt verwacht dat er meerdere locaties worden samengevoegd?

Daarnaast wordt er een keuze gemaakt tussen een variabele of vaste energieprijzen en wordt bepaald welke risico’s bij de leverancier en welke bij de afnemer worden gelegd.

• Marktconsultatie ( deze stap is optioneel): een marktconsultatie is niet verplicht maar kan wel nuttig zijn om inzicht te krijgen in wat leveranciers bieden en waar de markt staat. Het helpt bij het opstellen van een realistische uitvraag en voorkomt dat er onhaalbare eisen worden gesteld.
• Opstellen van aanbestedingsdocumenten: hierbij worden onder andere het programma van eisen, de selectie en gunningscriteria en de contractvoorwaarden opgesteld. Vaak wordt er gebruik gemaakt van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) voor de selectie. Bij energie aanbestedingen kunnen de gunningscriteria niet alleen prijs zijn maar ook:
• Het aandeel duurzame energie
• Klantgerichtheid en servicediensten
• Transparantie in prijsopbouw
• Ondersteuning bij energie management of rapportage
• Publicatie en selectie: de aanbesteding wordt gepubliceerd op TenderNed https://www.tenderned.nl/cms/nl en eventueel ook op TED voor Europese bekendmakingen. Leveranciers dienen hun inschrijvingen in waarna deze worden beoordeeld.
• Gunningsfase: de winnende leverancier wordt gekozen op basis van de gunningscriteria. Vaak is dit de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) wat houdt dat niet alleen de prijs maar ook de kwaliteit en duurzaamheid worden meegenomen in de beslissing.
• Contractbeheer en monitoring: na de gunningsfase is het belangrijk om het energiecontract goed te beheren. Dat houdt onder andere in het controleren van facturen, het monitoren van verbruik, het evalueren van prestaties en het voorbereiden op een volgende aanbesteding.

Strategische keuzes bij energie aanbesteding

Duurzaamheid integreren. Veel organisaties streven naar klimaatneutraliteit of volgen de richtlijnen van de Europese Green Deal. Een aanbesteding biedt een uitgelezen kans om duurzaamheidseisen op te nemen. Denk hierbij aan 100% groene stroom uit Nederlandse wind of zon. CO2 compensatie bij gas of leveranciers met een aantoonbaar duurzaam beleid. Let wel op: duurzaamheidseisen moeten objectief, transparant en controleerbaar zijn.

Collectieve inkoop: voor kleinere organisaties kan collectieve inkoop via een energiecollectief of inkoopcombinatie aantrekkelijk zijn. dit biedt schaalvoordelen, minder administratieve lasten en beter onderhandelingspositie.  Veel gemeenten en onderwijsinstellingen maken hier al gebruik van.

Timing van inkoop: gezien de schommelingen op de energiemarkt is het oment van aanbesteden cruciaal. Sommige organisaties kiezen voor forward contracting waarbij energieprijzen op gunstige momenten in de toekomst worden vastgezet. Een goede energieadviseur kan hierin veel waarde toevoegen.

De rol van de energiemakelaar of adviseur: bij complexe aanbestedingen schakelen veel organisaties een externe adviseur of energiemakelaar in. Deze partij helpt bij de voorbereiding, marktconsultatie, opstellen van documenten en het beoordelen van inschrijvingen. Dit verhoogt de kans op een succesvolle aanbesteding en verlaagt het risico op fouten. Hulp nodig? Neem vrijblijvend contact https://zakelijkeenergietarieven.nl/contact/ op met een van onze energie analisten.

Juridische en praktische aandachtspunten

Aanbestedingsrechtelijke kaders, zorg dat de gekozen procedure juridisch correct is en dat alle documenten voldoen aan de aanbestedingswet.

Contractduur, let op de maximale looptijd. Energiecontracten worden meestal voor 1 tot 4 jaar afgesloten. Langer dan 4 jaar mag alleen met onderbouwing.

Verbruiksdata en aansluitgegevens: leveranciers hebben gedetailleerde informatie nodig. Onvolledige data leidt tot ongeldige inschrijvingen.

Boeteclausules en indexatie, bekijk kritisch hoe prijswijzigingen worden doorgevoerd en wat de gevolgen zijn bij opzegging of wijziging van het verbruik.

Toekomstontwikkelingen

De energiemarkt staat niet stil. Er zijn enkele ontwikkelingen die impact hebben op het aanbesteden van energie. Bijvoorbeeld digitalisering, slimme meters en dataplatforms maken het mogelijk om real-time verbruik te volgen en facturen te controleren. Decentrale opwekking, steeds meer organisaties wekken zelf energie op via zonnepanelen of windmolens. Hiervoor zijn maatwerk contracten nodig. Flexibilisering van de energiemarkt hebben ook impact op de energiemarkt. Met dynamische energieprijzen en flex contracten ontstaat een nieuwe manier van inkopen. En als laatst de wetgeving, de Europese en Nederlandse wetgeving verandert snel. Dit komt onder meer door de invoering van verplicht duurzaam inkopen.

Aanbesteden van zakelijke energie is een strategisch proces dat verder gaat dan simpelweg de goedkoopste leverancier kiezen. Het biedt organisaties de mogelijkheid om kosten te beheersen, duurzaamheidsdoelen te realiseren en grip te krijgen op hun energievoorziening. Door het proces goed in te richten eventueel met hulp van specialisten kan een organisatie niet alleen voldoen aan de wettelijke verplichtingen maar ook waarde creëren voor de lange termijn.

Voor zowel publieke instellingen als private ondernemingen is energieaanbesteding een belangrijk instrument in het streven naar een betaalbare, betrouwbare en duurzame energievoorziening.

Wat  kan Zakelijke Energietarieven voor jouw energie aanbesteding betekenen?

Zakelijke Energietarieven ontlast ondernemers van al hun energiezaken. Zo kunnen zij zich volledig focussen op de bedrijfsvoering. Heb jij hulp nodig bij de aanbesteding van zakelijke energie? Neem dan vrijblijvend contact op met een van onze energie analisten. Zij kijken samen met jou naar een energiecontract passend bij jouw behoefte en wensen. Ook met alle andere vragen over zakelijke energie en het inkopen van groene energie kan je bij ons terecht. Wij helpen je zakelijke energie vergelijken.